Pokyny k vyúčtování grantů pro opatření IIa, IIb a IV

Letos jsou termíny pro odevzdání vyúčtování grantů za období 1.5.2023 až 30.4.2024 stanoveny následovně:

• Opatření IIa (tábory) a IIb (příměstské tábory) deadline 30.4.2024
• Opatření IV (vícedenní výpravy) deadline do 15.5.2024
• Opatření Ia, Ib., Ic, III a V deadline do 31.5.2024 (k vyúčtování těchto opatření proběhne ještě samostatný seminář a bude zveřejněn i článek)

Jsme si vědomi toho, že pro některé realizátory může být splnění termínu problematické, pokud například koncem dubna proběhne víkendová výprava a středisko čeká na dodání faktury (obdobně v případě jarních táborů). V takovém případě nám prosím zašlete rozpracované vyúčtování v termínu s informacemi o chybějících dokladech (zkontrolujeme co půjde a budeme v kontaktu ohledně finálního a kompletního vyúčtování).

Vratky posílejte prosím zvlášť za každé opatření (IIa, IIb, IV), a to nejpozději do 31.5.

• číslo účtu: 2000360558/2010
• variabilní symbol: číslo jednotky

V případě dotazů se můžete obracet na Škebloně a Pálkaře prostřednictvím mailu granty.praha@skaut.cz.

Vyúčtování v rámci opatření IIa, IIb a IV proběhne následujícím způsobem:

Realizátor vyplní v rámci opatření Google formulář

• Pro opatření IIa – https://forms.gle/7YEdEiktisrmutVUA
• Pro opatření IIb – https://forms.gle/GDVWvF4AijQfgjwA6
• Pro opatření IV – https://forms.gle/AMWFgBizAj2meVah6

Do těchto formulářů se nahraje vyplněná excelová tabulka (pro všechna opatření je to ta stejná tabulka, ale za každé opatření jí vyplňujete samostatně, tzn. 3 opatření=3x tabulka). Excelovou tabulku si stáhnete zde. (Soubor > Stáhnout > Microsoft Excel (.xlsx))

(Tabulku prosím vyplňujte v Excelu, aby se předešlo případným technickým problémům s kompatibilitou.)

Tabulku prosím pojmenujte číslem jednotky a číslem opatření (např. “115.55_IIa”)

Pokud tedy například zpracováváte vyúčtování 10 táborů a 40 víkendových výprav, vyplníte jednou Google formulář IIa a nahrajete do něj jednu tabulku s vyplněnými údaji pro opatření IIa, a dále vyplníte jednou Google formulář IV a nahrajete do něj jednu tabulku s vyplněnými údaji pro opatření IV.

Každý formulář má možnost náhledu vyplněných údajů, z důvodu ochrany osobních dat vyplňujích je ale tento náhled přístupný pouze s přihlášeným skautským účtem. K samotnému vyplnění dotazníku stačí jakýkoli účet propojený s Googlem (tzn. můžete se přes něj klasicky přihlásit do Google účtu, např. @seznam.cz). V každém formuláři také naleznete odkaz na souhrnnou tabulku přidělených grantových prostředků podle opatření a realizátorů (tj. kolik které středisko dostalo dotací v tom kterém opatření). Na konci formuláře si také můžete zaškrtnout, aby se vám kopie vyplněného formuláře zaslala na e-mail.

V případě, že byste nalezli ve vašem vyplnění nějakou chybu, vyplňte formulář znovu a do poznámky uveďte, že se jedná o opravenou verzi.

Do tabulky se vyplňují kromě účetních čísel dokladů, popisu položky a dotované částky také podrobné informace k jednotlivých dotovaným akcím (tato část nahrazuje dřívější opakované vyplňování individuálních formulářů). Jednotlivé sloupečky jsou popsány – v části, která se vyplňuje pouze pro tábory, je pro názornost i vzor vyplnění. S ohledem na formátování tabulky (kdy každá její část má vlastní formát sloupců) má tabulka předpřipraven velký počet řádků, které jsou ve výchozí podobě sbalené. Sbalení a rozbalení obou částí tabulky se provede jednoduše kliknutím na lištu po levé straně obrazovky (symbol plus, minus, resp. spojující linka po rozbalení). Řádky můžete v případě potřeby zvětšit, sloupce prosím ponechte tak, jak jsou.

Pro detailnější popis, ukázku práce s tabulkou a specifické případy doporučujeme zhlédnout přiložený záznam ze semináře: https://youtu.be/Z86IicHWfPE?si=tQDqeCXxbz–08N7.

1:02:35 – Od tohoto času si ve videu můžete poslechnout detaily k potřebné míře podrobnosti u různých nákladových položek a k uznatelným a neuznatelným nákladům.

Pozn.
Z dotazů, u kterých jsme říkali, že je ověříme: není potřeba uvádět počet osob u jízdenek hromadné dopravy, není taktéž potřeba uvádět, zda se jedná o fakturu, nebo pokladní doklad.